Zásady ochrany
osobních údajů

1. Úvod

Tyto zásady vysvětlují, jak společnost verchovina s.r.o. zpracovává osobní údaje návštěvníků webových stránek, zájemců o stavební a rekonstrukční práce, zákazníků, dodavatelů a dalších osob, které se společností komunikují. Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, českým zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími použitelnými právními předpisy.

Web slouží především k prezentaci služeb a k přijetí nezávazné poptávky. Odesláním formuláře nevzniká automaticky smlouva ani povinnost společnosti zakázku přijmout. Údaje z formuláře používáme pouze k vyhodnocení poptávky, přípravě odpovědi a případné další komunikaci.

2. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je verchovina s.r.o., IČO 14030781, DIČ CZ14030781, se sídlem Bělehradská 858/23, 120 00 Praha - Vinohrady, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 359175. Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů popsané v tomto dokumentu.

Pro otázky týkající se soukromí nebo uplatnění práv použijte kontaktní údaje uvedené na konci těchto zásad. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, protože podle aktuálního rozsahu a povahy zpracování nemá povinnost tak učinit.

3. Jaké údaje zpracováváme

3.1 Údaje poskytnuté ve formuláři

Můžeme zpracovávat jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailovou adresu, zvolenou službu, orientační cenovou kategorii a popis zamýšlených prací. Pokud do zprávy dobrovolně uvedete adresu realizace, rozměry, termín, fotografie nebo jiné informace, zpracujeme je v rozsahu nezbytném pro posouzení zakázky.

3.2 Údaje vzniklé při komunikaci

Při následné komunikaci můžeme uchovávat obsah e-mailů a telefonických poznámek, datum kontaktu, dohodnuté požadavky, nabídku, rozpočet, podklady k zaměření, objednávku, smlouvu, předávací dokumenty a záznamy o řešení dotazů nebo reklamací.

3.3 Technické údaje

Při používání webu mohou být zpracovány IP adresa, typ zařízení a prohlížeče, čas přístupu, technické protokoly, identifikátory relace a informace nezbytné pro bezpečnost a správné fungování webu. Nepoužíváme technické údaje k automatizovanému rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky.

3.4 Údaje z veřejných a smluvních zdrojů

U firemních zákazníků a dodavatelů můžeme ověřovat identifikační a registrační údaje ve veřejných rejstřících. V souvislosti s realizací můžeme obdržet údaje od vlastníka objektu, správce domu, generálního dodavatele nebo jiné osoby oprávněné koordinovat zakázku.

4. Účely a právní tituly

4.1 Vyřízení poptávky a kroky před uzavřením smlouvy

Kontaktní a projektové údaje používáme k posouzení rozsahu, domluvě zaměření, přípravě nabídky a odpovědi na dotazy. Právním titulem je provedení opatření na žádost zájemce před uzavřením smlouvy.

4.2 Plnění smlouvy

Po přijetí objednávky zpracováváme údaje pro plánování prací, koordinaci přístupu, komunikaci o postupu, fakturaci, předání díla a řešení vad. Bez základních identifikačních a kontaktních údajů zpravidla nelze zakázku řádně provést.

4.3 Právní povinnosti

Některé údaje uchováváme pro účetní, daňové, spotřebitelské a další zákonné povinnosti. Právním titulem je splnění právní povinnosti správce.

4.4 Oprávněné zájmy

Na základě oprávněného zájmu můžeme zpracovávat přiměřené záznamy o komunikaci, zabezpečení webu a realizaci pro ochranu právních nároků, prevenci zneužití, řízení provozu a doložení dohodnutého rozsahu. Před takovým zpracováním posuzujeme, zda nad naším zájmem nepřevažují práva a svobody dotčené osoby.

4.5 Souhlas

Souhlas používáme pouze tam, kde jej vyžaduje zákon, zejména pro volitelné analytické nebo marketingové cookies, pokud budou na webu nasazeny. Souhlas lze kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování.

5. Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí údajů v poptávkovém formuláři je dobrovolné. Pole označená jako povinná jsou však potřebná k tomu, abychom dokázali poptávku přiřadit ke konkrétní osobě a odpovědět. Neposkytnutí údajů může znamenat, že poptávku nebude možné posoudit. Údaje vyžadované právními předpisy nebo smlouvou jsou pro realizaci zakázky nezbytné.

6. Příjemci a zpracovatelé

K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují pro daný účel. Údaje mohou v nezbytném rozsahu zpracovávat poskytovatelé webhostingu a e-commerce platformy, správci IT, poskytovatelé e-mailu, účetní nebo daňoví poradci, právní poradci a smluvní partneři podílející se na realizaci, pokud je to pro zakázku nutné. Každý příjemce obdrží jen rozsah odpovídající jeho úloze.

Osobní údaje neposkytujeme třetím osobám k jejich vlastnímu marketingu a neprodáváme je. Údaje můžeme zpřístupnit orgánu veřejné moci, jestliže nám takovou povinnost uloží zákon nebo závazné rozhodnutí.

7. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé technické infrastruktury mohou zpracovávat údaje i mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě využíváme přípustný mechanismus podle GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky, a podle potřeby posuzujeme dodatečná ochranná opatření. Konkrétní rozsah se může měnit podle nastavení platformy a aktivovaných funkcí webu.

8. Doba uchování

Nezávazné poptávky, které nevedou k uzavření smlouvy, obvykle uchováváme po dobu nejvýše 12 měsíců od poslední smysluplné komunikace, není-li delší doba potřebná pro ochranu právních nároků. Údaje související se smlouvou uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu odpovídající promlčecím lhůtám a zákonným archivačním povinnostem. Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy.

Bezpečnostní technické protokoly uchováváme jen po dobu nezbytnou k odhalení incidentů a ochraně webu. Po uplynutí příslušné doby údaje vymažeme, anonymizujeme nebo omezíme jejich zpracování, pokud neexistuje jiný zákonný důvod pro jejich další uchování.

9. Práva subjektů údajů

Za podmínek stanovených GDPR máte právo získat potvrzení, zda o vás údaje zpracováváme, a právo na přístup k těmto údajům. Můžete požadovat opravu nepřesných údajů, doplnění neúplných údajů, výmaz, omezení zpracování nebo přenositelnost údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky.

Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Uplatnění práva je bezplatné, není-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená.

Před vyřízením žádosti můžeme přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost. Na žádosti reagujeme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce; ve složitých případech lze lhůtu za podmínek GDPR prodloužit.

10. Zabezpečení a minimalizace

Používáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze údajů a rizikům, například omezení přístupů, zabezpečenou správu účtů, aktualizace používaných systémů, zálohování a pravidla pro práci s dokumentací. Žádný způsob elektronického přenosu nebo ukládání však nelze považovat za absolutně bezpečný.

Do formuláře neposílejte rodná čísla, kopie dokladů, zdravotní údaje ani jiné citlivé informace, pokud si je výslovně a oprávněně nevyžádáme. Pro úvodní posouzení stavební poptávky takové údaje nepotřebujeme.

11. Děti a automatizované rozhodování

Služby nejsou určeny dětem a vědomě neshromažďujeme osobní údaje osob mladších 15 let prostřednictvím poptávkového formuláře. Neprovádíme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro osoby mělo právní nebo obdobně významné účinky.

12. Změny zásad

Zásady můžeme upravit při změně služeb, technologií nebo právních požadavků. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na této stránce s uvedením data účinnosti. Podstatné změny nebudeme uplatňovat zpětně způsobem, který by nepřiměřeně zasáhl do práv dotčených osob.